A nagy sikerű koncepciókritika-sorozatot folytatva, ismét az utolsó utáni pillanatban írom le – amikor már nyilván késő – a tutit azzal kapcsolatban, hogy gördülékenyen szervezni hogyan kell dolgokat. Hermannaptól kezdve szalagavatón és osztálykirándulásokon át Hermanhétig bezárólag gyakorlatilag akármit.
Problémák
Mondjuk kezdjük ott, hogyha mindenkinek csak ötletei vannak, akkor azok nem fognak maguktól megvalósulni. Szerencsére ha egy osztálynyi ember szervez dolgokat, akkor lesznek páran, akik automatikusan magukra vállalják pár ötlet megvalósítását.
Maradnak azonban olyan feladatok, amiket senki nem vállal el, amiket többen többféleképp akarnak megvalósítani, és amikhez a többivel összehangolt munkára van szükség. A legelsőre nyilván nem kell példa, a második esetében például egy forgatókönyvre kell gondolni, a harmadik esetben pedig mondjuk a programok reklámozása juthat eszünkbe. Ezen kívül az elvállalt feladatoknak is lehetnek olyan részei, amiket a végrehajtó nem csinál meg automatikusan, például egy költségvetés elkészítése határidőre.
Itt a megoldás!
Ezekre a problémákra a megoldás, hogy választunk egy koordinátort (főszervezőt), aki összefogja az egész projektet. Az ő feladatai a következők:
- Részprojektekre osztja fel az egész projektet. Ez lehet egy-egy megszervezendő program, költségvetés készítése, reklám készítése, támogatások kérése, kellékek beszerzése, engedélyek elintézése stb.
- Megfelelő embereket jelöl ki a részprojektekhez. Nevezzük csoportnak azt, aki a részprojektet végrehajtja, és csoportfőnöknek azt, aki a csoport főnöke, és a koordinátorral a kapcsolatot tartja.
- A feladatokat a csoportoknak kiosztja a csoportfőnökökön keresztül annak érdekében, hogy a többi csoport munkáját megkönnyítse. A csoportfőnöknek például a saját részprojektáról költségvetést kell készítenie, össze kell írnia a beszerzendő cikkek listáját, a reklámanyaghoz le kell írniuk, hogy mi lesz a programban, stb.
- A problémákra megoldást talál. Ha valakinek problémája támad az egész projekt valamely részével kapcsolatban, akkor a koordinátornak kell tudnia a megoldást, vagy neki kell tudnia, hogy kihez lehet fordulni segítségért (melyik csoport feladata a probléma megoldása).
- Összehangolja a csoportközi kommunikációt, rendszeresen konzultál a csoportfőnökökkel arról, hogy milyen feladatokat kell mindegyiküknek megoldaniuk.
És mégis mire alapozom ezeket?
Egy, részprojektekre felosztás. A projektet olyan kis egységekre kell felbontani, amelyek önmagukban megoldhatóak egy kisebb autonóm (külső segítség nélkül működő) csoport vagy akár egyetlen ember által. Ha sok csoport dolgozik egyszerre a saját kis feladatán, akkor gyorsan és egyszerűen halad a szervezés. A konkrét feladatokat persze valakinek ki kell jelölnie, ehhez kell a koordinátor.
Kettő, emberek kiválasztása. Nyilván kell a részprojektek végrehajtásához egy-egy csoport, aminek a feladata a részprojekt és a hozzá kapcsolódó egyéb problémák megoldása. Fontos még hogy a csoportfőnök jelentést tegyen a koordinátornak a csoport munkájáról (hogy miért, azt a négyes pontban írom le). A csoport úgy dolgozik, ahogy jónak látják – nem kell, hogy a csoportfőnök a csoporton belül is főnök legyen -, a végeredmény szempontjából az a lényeg, hogy a kijelölt feladataikat végrehajtsák.
Három, feladatok kiadása a csoportoknak. Egy-egy csoport munkájához mindenféle pluszfeladatok is kapcsolódhatnak, mondjuk olyanok, amelyek egy másik csoport munkáját könnyítik meg. Ezeket a feladatokat vagy a koordinátor találja ki, vagy problémaként merülnek fel (négyes pont). A lényeg hogy a feladatot a csoportoknak a koordinátor jelöli ki, és neki kell a csoportnak a feladat állapotáról jelentést tenni. (Így a koordinátor tudni fogja, hogy végrehajtották-e a feladatokat minden csoportban vagy, hogy van-e valahol valami probléma.)
Négy, problémák megoldása. A projekten belül akárkinek akármilyen problémája felmerülhet. Az első lépés ezeknek a gördülékeny megoldása érdekében, hogy mindenki tudja, kihez kell fordulni ezekkel kapcsolatban — a koordinátorhoz.
- Ha nem egy konkrét csoporthoz tartozó probléma merül fel, hanem egy teljesen új feladatot kell megoldani (pl. kitalálja valaki, hogy reklámanyagot kell készíteni), akkor a koordinátor feladata, hogy kijelöljön egy új részprojektet, és hozzá egy csoportot hozzon létre (lásd: egyes és kettes pontok).
- Ha valaki a problémájával nem tudja, kit keressen akkor ott a koordinátor, és megmondja. (Pl. csinál-e a reklámcsoport reklámpólókat?) Ehhez pedig szükség van arra, hogy a csoportok jelentést tegyenek a koordinátornak arról, hogyan állnak a dolgaikkal (lásd: kettes-hármas pontok).
- Ha egy probléma minden csoportot érint (pl. a reklámanyaghoz a reklámcsoportnak szüksége van minden program leírására), akkor a koordinátorhoz fordulnak, és ő lesz az, aki az új feladatot kiadja a megfelelő csoportoknak. (Erről még bővebben az ötös pontban.)
- Ha viszont egy probléma csak egy konkrét csoportot érint… Nos éppen ezért vannak külön csoportok kijelölve, hogy ne kelljen mindenkinek minden problémával foglalkoznia. Ez alól kivétel, ha a probléma túlnyúlik a csoporton, például a közös költségvetésből van szükségük több pénzre.
Öt, kommunikáció összehangolása. Fontos, hogy ha sok csoport együttműködésére van szükség, akkor ebből semelyik csoport ne maradjon ki. Ezt a legegyszerűbb a koordinátor segítségével megoldani. Mivel a koordinátor ismeri mindegyik csapatot és azok feladatait, ezért elég hozzá fordulni, ha több csoportot is érint egy probléma (pl. költségvetést, programleírást, a szükséges cikkek listáját kell összegezni), és így nem személyesen kell egy-egy csoport emberének az összes többi csoportot külön felkeresni. Ráadásul ha egy sokcsoportos egyeztetésre összehívja a csoportfőnököket a koordinátor, akkor egyszerre lehet megoldani az összes hasonló jellegű problémát, és nem kell külön a reklámosoknak, a pénzügyeseknek stb. mindenkit külön-külön felkeresni.
Egyebek
- A rendszer, amit most kitaláltam rugalmasabb annál, mint amilyennek elsőre tűnik. Semmi akadálya nincs annak, hogy egy ember több részprojektben is részt vegyen, vagy egyszerre legyen koordinátor és csoportfőnök. A vitás kérdések eldöntése sem a koordinátor egyedüli feladata.
- A legtöbb esetben ha egy összetett projekt szerveződik, akkor külön koordinátor kijelölése és a szabályok leírása nélkül is kialakul valami hasonló rendszer; például ha valaki kitalálja, hogy ő nagyon szeretné az embereket utasítgatni (egyes pont), de a problémákkal nem tud mit kezdeni (négyes-ötös pontok), akkor az csak további problémákat szül, és sok probléma elakad valahol.
- A legutóbbi Hermannappal kapcsolatban is volt valami ilyesmi rendszer. A részprojektek a különböző projektekhez az osztályhonlapon voltak, és a reklámcsoport munkáját is például én végeztem a plakátok kiragasztásától eltekintve. Akkor szerintem relatíve jól ment a szervezés.
- Most a Hermenhéttel kapcsolatban Kun Dani vállalta magára a “főnöki” szerepet, de pár dolog viszont a Hermannaphoz hasonlóan arra utal, minthogyha én lennék a koordinátor (nálam vannak összeírva nagyjából a programok és a hozzájuk tartozó emberek; nálam van egy táblázat, amit szégyellek költségvetésnek nevezni; Kunnal együtt elsősorban én vettem részt a helyszíneket elosztó megbeszélésen). Ez így most lényegesen rosszabb, mint Hermannapon.
- Amíg erről írok, addig is úgy tűnik, mintha valami hasznosat csinálnék, pedig a lényeg az lenne, hogy a gyakorlatban haladjon rendesen a szervezés.